Τι είναι μια συνοδευτική επιστολή;

Ατάκτως Ειρημένα

Με τη Δρ. Αναστασία Αρτεμίου

 Aκαδημαϊκό

15:22:35,06/21/2020

Συνοδευτική επιστολή είναι ένα γραπτό έγγραφο, το οποίο  υποβάλλεται συνήθως με μια αίτηση εργασίας που περιγράφει τα διαπιστευτήρια του αιτούντος και το ενδιαφέρον του,  για την ανοιχτή θέση. Δεδομένου ότι μια συνοδευτική επιστολή είναι συχνά ένα από τα δύο έγγραφα που αποστέλλονται σε έναν πιθανό εργοδότη, μια καλά ή κακώς γραμμένη επιστολή μπορεί να επηρεάσει,  εάν ο αιτών καλείται για συνέντευξη.

Οι περισσότερες θέσεις εργασίας γίνονται διαδικτυακά και δεν απαιτούν πλέον κατ’ ιδίαν συνάντηση. Αντ’ αυτού, οι αιτούντες αποστέλλουν στις εταιρείες ένα αντίγραφο του βιογραφικού τους, μαζί με μια συνοδευτική επιστολή είτε μέσω e mail είτε με έντυπο αντίγραφο μέσω του ταχυδρομείου.

Ένα βιογραφικό προσφέρει μια ματιά στην επαγγελματική και στην ακαδημαϊκή εμπειρία ενός δυνητικού υπαλλήλου. Η συνοδευτική επιστολή, από την άλλη πλευρά, λειτουργεί ως εισαγωγή που γράφτηκε από τον υποψήφιο για να εκδηλώσει το ενδιαφέρον του, για τη θέση και τι τους καθιστά τον καταλληλότερο για τη δουλειά.

Μια καλή συνοδευτική επιστολή συμπληρώνει ένα βιογραφικό επεκτείνοντας τα στοιχεία που συσχετίζονται με την εργασία. Στην ουσία, είναι ένα βήμα πωλήσεων που περιγράφει,  γιατί ο αιτών είναι το καλύτερο άτομο για τη θέση. Οι ειδικοί σταδιοδρομίας συμβουλεύουν τους αιτούντες εργασία να αφιερώσουν χρόνο προσαρμόζοντας κάθε συνοδευτική επιστολή για τη συγκεκριμένη θέση, αντί να χρησιμοποιούν ένα γενικό μοντέλο.

Η συνοδευτική επιστολή παρέχει πληροφορίες στον εργοδότη για το ποιος είναι ο υποψήφιος ως επαγγελματίας. Αυτό περιλαμβάνει τα εργασιακά ενδιαφέροντά τους, τους επαγγελματικούς στόχους, τη γνώση, τις δεξιότητες που έχουν αποκτήσει με την πάροδο των ετών, καθώς και τους στόχους και τα επιτεύγματα σταδιοδρομίας τους. Η συνοδευτική επιστολή πρέπει να είναι ένα μονοσέλιδο έγγραφο, που παρέχει σαφείς και συνοπτικές λεπτομέρειες σχετικά με το γιατί ο υποψήφιος θέλει τη δουλειά.

Παρόλα αυτά η σύνταξη συνοδευτικής επιστολής δε χρειάζεται να είναι κουραστική.

Εξατομικεύστε το γράμμα σας, για κάθε θέση. Ποτέ μη χρησιμοποιείτε γενική συνοδευτική επιστολή.

Φροντίστε να συμπεριλάβετε τα δυνατά και τα προσόντα σας, καθώς και να εξηγήσετε, γιατί είστε ο τέλειος υποψήφιος. Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας. Και μη  ξεχάσετε να προσθέσετε και τα δικά σας στοιχεία επικοινωνίας. Αυτό είναι σημαντικό, εάν το βιογραφικό σας, διαχωριστεί από τη συνοδευτική επιστολή σας. Απλοποιήστε την επιστολή σας. Επικοινωνήστε με σαφήνεια και συνοπτικό τρόπο.

Η χρήση περίπλοκων λέξεων και προτάσεων σίγουρα δε θα μπορούσε να μεταφέρει τις προθέσεις σας, με την εταιρεία και το άτομο που διαβάζει την επιστολή,  πιθανότατα δε θα ενοχληθεί με την υπόλοιπη αίτησή σας. Να είστε συγκεκριμένοι, όταν χρειάζεται.

Μην επαναλάβετε το βιογραφικό σας σε κείμενο, οπότε φροντίστε να προσανατολιστείτε στα επιτεύγματά σας. Για παράδειγμα, τονίστε την εμπειρία μάρκετινγκ στη συνοδευτική επιστολή σας λέγοντας ότι προσφέρατε 200 επιπλέον πελάτες κάθε μήνα και αύξησε τα έσοδα στα 80.000€.

Αυτό μπορεί να σας ξεχωρίσει από υποψηφίους με ασαφείς προσωπικές λεπτομέρειες. Αφού γράψετε το γράμμα, ξαναδιαβάστε το, μερικές φορές για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν λάθη. Μια απλή, εστιασμένη συνοδευτική επιστολή χωρίς εκφραστικά ή γραμματικά λάθη θα σας κάνει να ξεχωρίσετε.

Ένα τέλειο βιογραφικό μπορεί συχνά να σαμποταριστεί από μια κακογραμμένη συνοδευτική επιστολή. Είτε συμπεριλαμβάνετε την επιστολή σύμφωνα με τις απαιτούμενες οδηγίες υποβολής, είτε απλά θέλετε να υπογραμμίσετε το ενδιαφέρον σας,  για τη δουλειά, βεβαιωθείτε ότι αποφεύγετε να κάνετε τα λάθη.

Τα ονόματα έχουν σημασία. Αυτό περιλαμβάνει το όνομα του διαχειριστή πρόσληψης, της εταιρείας και ναι, ακόμη και το δικό σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα σωστά ονόματα και τη σωστή ορθογραφία. Και μη ξεχάσετε να αλλάξετε τα ονόματα,  εάν χρησιμοποιείτε το ίδιο συνοδευτικό γράμμα για πολλές εργασίες.

Δεδομένου ότι η συνοδευτική επιστολή χρησιμοποιείται για να προσδιορίσει τις δεξιότητές σας και να εξηγήσει πώς η προηγούμενη εμπειρία σας. ισχύει για την επιθυμητή θέση, μην επαναλάβετε τις πληροφορίες του βιογραφικού σας. Θυμηθείτε, το συνοδευτικό γράμμα πρέπει να συμπληρώνει το βιογραφικό σας, όχι μόνο να το συνοψίσετε.

Κρατήστε το γράμμα σας. συνοπτικό. Οι υπεύθυνοι πρόσληψης συχνά λαμβάνουν εκατοντάδες εφαρμογές και δεν έχουν χρόνο να διαβάσουν ένα τρίπτυχο. Το απόλυτο μέγιστο μήκος μιας συνοδευτικής επιστολής πρέπει να είναι μία σελίδα, με μερικές συνοπτικές παραγράφους.

Παραλείψτε περιττές λεπτομέρειες. Μείνετε στο θέμα. Δε χρειάζεται να αναφέρετε τις δεξιότητες γραφιστικής σας, εάν υποβάλλετε αίτηση για λογιστική θέση. Είναι καλή ιδέα να αφήσετε προσωπικά πράγματα,  όπως  είναι το IQ, τα ψυχαγωγικά επιτεύγματα, τα ενδιαφέροντα και τα χόμπι σας. Αυτό συμβαίνει εκτός ,εάν συσχετίζονται με την εργασία ή την εταιρεία.

Βεβαιωθείτε ότι η συνοδευτική επιστολή σας, δε σας κάνει να φαίνεστε  αλαζονικοί. Ενώ η συνοδευτική επιστολή αφορά εσάς και τα επιτεύγματά σας, βρείτε έναν τρόπο να πείτε: Είμαι ο/η καλύτερος/η» χωρίς να το πείτε. Αποφύγετε την υπερβολική χρήση λέξεων. όπως είναι οι  «Εγώ», «εγώ» ή «μου».

©Typologos.com 2020